Alla myndigheter är skyldiga att föra register över sina allmänna handlingar, dessa register kallas diarium. I ett diarium registreras handlingar som inkommit till myndigheten eller författats hos den. Vissa handlingar behöver inte registreras som till exempel reklam, informationsmaterial, arbetsmaterial, handlingar som har ringa betydelse.  
Allmänna handlingar kan vara både offentliga och hemliga, båda typerna ska registreras.
Alla kan begära ut handlingar från en myndighets diarium. Man behöver inte vara svensk medborgare. Om någon begär att få ut en handling gör myndigheten en bedömning om handlingen kan lämnas ut eller inte.

Är ni intresserade av protokoll, kallelser osv från nämnder finner ni dessa under respektive nämnd.
 
För att begära ut handlingar från vårt diarium, kontakta;
 
Handlingar från Kommunstyrelsen, Barn- och ungdomsnämnden, Socialnämnden eller Haparandas kommunala bolag
Kirsi Heino — registrator
kirsi.heino@haparanda.se
0922-150 05
 
Handlingar från Samhällsbyggnadsnämnden;
Inger Kurri - registrator
inger.kurri@haparanda.se
0922-150 09
 
Efter att handlingarna varit registrerade i en tid arkiveras de. Först i ett så kallat närarkiv senare i ett så kallat långtidsarkiv.
En del handlingar gallras bort efter en viss tid. Detta regleras i Arkivlagen.
Alla kan begära ut handlingar från arkivet, man behöver inte vara svensk medborgare.
 
För att ta del utav handlingar ur arkivet, kontakta;
Kirsi Heino — registrator
kirsi.heino@haparanda.se
0922-150 05
 
För att begära ut offentliga handlingar kan du självklart även vända dig till e-postadressen kommun@haparanda.se eller ringa vår växel 0922-150 00.