Boka och hyra lokal
Både föreningar och privatpersoner kan hyra kommunens lokaler för träning, cuper, matcher eller kulturarrangemang. Stödberättigade föreningar får hyra till en lägre taxa. I viss mån kan även företag och andra organisationer boka kommunala lokaler.
Kommunen har både mindre idrottshallar och större idrottsanläggningar som går att hyra. Föreningar har företräde till idrottsanläggningarna men privatpersoner eller företag har också möjligheter att hyra resterande lediga tider (strötider) eller en hel termin i en mindre idrottshall.
Bokning av lokal
Du genomför lokalbokningen digitalt i kommunens e-tjänst Rbok. För att genomföra bokningen behöver du vara inloggad i e-tjänsten. Om du inte har ett konto loggar du in med e-legitimation och skapar ett kundkonto.
Logga in och boka här - Rbok Länk till annan webbplats.
En särskild ansökan krävs för återkommande bokningar i idrottslokaler eller om du ska boka en hel anläggning.
Säsongsbokning
Stödberättigade föreningar ansöker om träningstider för säsongen via Rbok senast den 31 juli respektive år. Ansök om träningstider här - Rbok Länk till annan webbplats.
Bidragsberättigade föreningar och skolor schemaläggas i kommunens anläggningar. Träningstider fördelas enligt kultur- och fritidsutskottets prioriteringsordning.
Efter att schemalagda träningstider är inbokade i Rbok ges registrerade föreningar förtur att boka innan resterande tider släpps för privatkunder och företag. Tidsintervall för när registrerade har förtur kommuniceras via Rbok.
Strötiderna förändras från dag till dag, håll därför koll i Rbok för att inte missa lediga tider.
Fördelningen av tider sker i samverkan med föreningslivet och ska vara så rättvis som möjligt mellan olika idrotter och föreningar.
Viktiga principer:
- Jämställdhet: Flickor och pojkar, kvinnor och män ska ha lika förutsättningar.
- Mångfald: Olika idrotter ska få tillgång till tider.
- Skolor har företräde under vardagar mellan kl. 08.00–15.00. Därefter prioriteras pensionärer och personer med funktionsnedsättning.
- Barn- och ungdomsverksamhet har företräde före kl. 20.00, där yngre barn prioriteras tidigare på kvällen.
- Vid fördelning av tider skall hänsyn tas till verksamhetens innehåll och omfattning. Detta innebär att verksamheter som aktiverar ett större antal personer ges företräde.
Prioriteringsordning
Tider fördelas i följande ordning:
1. 16.00–20.00 – Seriespel, barn och ungdomar (7–20 år)
2. 16.00–20.00 – Ej seriespel, barn och ungdomar (7–20 år)
3. 18.00–20.00 – Ej seriespel, kvinnor, över 21 år
4. 20.00–22.00 – Seriespel, män, över 21 år
5. 20.00–22.00 – Ej seriespel, över 21 år, samt privatpersoner och företag
Prioriteringsordning ska följas även om föreningen tilldelas en blocktid.
Avvikande användning av tilldelade tider
Om föreningens verksamhet förändras eller kraftigt avviker från syftet med fördelningsprincipen ska kultur- och fritidsenheten informeras.
Kultur- och fritidsenheten kan då återta tilldelade tider och fördela de till andra föreningar och verksamheter.
Hämta passagetagg
Passagetaggar som ger er tillgång till anläggningarna hämtas i receptionen på Aspenhallen under ordinarie öppettider.
Avbokning
Alla avbokningar ska göras via boknings- och bidragssystemet Rbok. För att undvika debitering måste avbokningen ske senast 7 dygn före dagen för bokad tid. Röda dagar räknas in i avbokningstiden. Vid sen avbokning kan en avgift tas ut enligt gällande regler.
Priser
När du har genomfört en bokningsförfrågan så får du veta kostnad för bokningen. Faktureringen sker månadsvis i efterskott. Förfallodatum är 30 dagar efter fakturadatum. Vid försenad betalning utgår ränta enligt räntelagen.
Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor om priserna. Du hittar även aktuella
Hyror och avgifter vid kommunala fritidsanläggningar pdf, 256.3 kB, öppnas i nytt fönster.
- Priserna är angivna i kronor per timme om det inte står något annat.
- Om anläggningen kan erbjuda omklädningsrum så ingår detta i priset.
- Den som hyr anläggningen ansvarar själv för allt iordningställande.
- Den som hyr anläggningen är skyldig att följa de regler och föreskrifter som gäller för anläggningen.
Kundkategorier:
- Kundkategori 1 - Föreningar inom kommunen
- Kundkategori 2 - Föreningar utanför kommunen
- Kundkategori 3 - Privatpersoner, företag, annan näringsidkande verksamhet och övrig verksamhet.
- Kundkategori 4 - Fristående skola inom kommunen
- Kundkategori 5 - Fristående skola utanför kommunen
Villkor och regler vid användande av lokaler och anläggningar
Allmänna villkor (pdf) pdf, 193.2 kB, öppnas i nytt fönster.
Särskilda villkor för Aspen (pdf) pdf, 183.1 kB, öppnas i nytt fönster.
Övernattning i skollokaler
Föreningar som gästar kommunen i samband med idrottscuper, läger eller tävlingar finns kommunala skollokaler att hyra för övernattning.
De skolor som listas nedan är godkända för övernattning och uppfyller kravet för brandskydd. Det finns inte några sängar på skolorna, vilket innebär att alla som ska övernatta måste ha med egna liggunderlag eller madrasser.
Läs viktig information om tillfällig övernattning i skollokaler (pdf) pdf, 120.9 kB.
Godkända skolor för övernattning
Gränsskolan, Fabriksgatan 29
Inrymmer 100 personer övernattande
Gränsskolan ligger i centrala Haparanda Länk till annan webbplats.
Tornedalsskolan, Västra Esplanaden 27.
Inrymmer 180 personer övernattande
Tornedalsskolan ligger i centrala Haparanda Länk till annan webbplats.
Säkerhet vid övernattning
Brandskyddet i skolan är dimensionerat för den dagliga verksamheten. För att kunna övernatta krävs säkerhetshöjande åtgärder. Haparanda kommun har ansvar för att se till att lokalen är lämplig för sitt ändamål. Du som arrangerar den tillfälliga övernattningen ansvarar sedan helt och hållet för säkerheten när ni använder lokalen.
Räddningstjänsterna Norrbotten har tagit fram en gemensam riktlinje för tillfällig övernattning Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Riktlinjen måste läsas igenom innan du skickar din förfrågan om tillfällig övernattning. Anmälan till Räddningstjänsten ska göras senast två veckor innan övernattningen ska ske. Anmäl tillfällig övernattning hittar du här Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Skicka en förfrågan via vår e-tjänst
Förfrågan genom e-tjänst ska ha inkommit senast 2 veckor innan övernattningen. Avbokning ska ske senast 1 vecka innan övernattningen.
Efter att din förfrågan inkommit återkommer vi inom fem arbetsdagar med information om din förfrågan blivit godkänd. Vi försöker tillgodose önskemål så gott det går.
Skicka din förfrågan via e-tjänsten - övernattning skollokaler Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Boka lokal för kulturarrangemang
Folkets hus
Haparanda Folkets hus har en teatersalong med 274 publikplatser. Salongen används även som biosalong.
I Folkets hus finns även den så kallade danssalongen. Här finns en scen samt bord och stolar. Lokalen är flexibel och kan användas till allt från dans och uppvisningar till föreläsningar, utbildningar och större evenemang.
Mer information om lokalerna, kontakt: folkanhaparanda@gmail.com
Ungdomens hus
Du kan hyra Ungdomens hus på måndagar och tisdagar. Lokalerna lämpar sig för möten, föreläsningar och andra mindre arrangemang.
För att boka lokal på Ungdomens hus använder du vårt digitala bokningssystem Rbok Länk till annan webbplats.
För arrangörer - säkerhet vid tillfälliga evenemang
Du som anordnar ett tillfälligt evenemang är ytterst ansvarig för att det genomförs på ett säkert sätt. I ansvaret ligger att arbeta fram en god organisation och bra rutiner så att alla inblandade känner sig väl förberedda och trygga om något skulle inträffa. Nyckelfrasen i planeringen bör vara att ”tänka efter före”. Olika händelser på evenemanget kan analyseras utifrån frågeställningar som
- Kan det här hända?
- Vad får det för konsekvenser?
- Hur undviker vi det här på bästa sätt?
Säkerhet vid tillfälliga evenemang - meddela räddningstjänsten
Inför ett evenemang är det viktigt att ha planerat för säkerhet, trygghet och upplevelse. Räddningstjänsten är en remissinstans för polisen i deras tillståndsgivning. Är du arrangör av något större evenemang, kontakta gärna Räddningstjänsten direkt för ett samråd tidigt i planeringsskedet.
I e-tjänsten säkerhet vid tillfälliga evenemang Länk till annan webbplats. måste du som arrangör redovisa säkerheten inför ett evenemang till räddningstjänsten i god tid innan evenemanget. Minst en vecka i förväg, men gärna tidigare.
På Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) webbplats finns mycket information som handlar om säkerhet i offentlig miljö.
- Öka skyddet mot terrorism i offentliga miljöer | MSB Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
- Säkerhetsguide MSB (pdf) pdf, 9.2 MB.
Checklista för att anordna evenemang
När du anordnar evenemang behöver du ansöka om tillstånd och kontakta rätt myndigheter. Tillstånden och myndighetskontakterna är olika beroende på vilken typ av evenemang man tänker anordna. På verksamt.se kan du skapa en checklista om att anordna evenemang Länk till annan webbplats.
- Roller och Ansvarsområden:
Utse specifika roller och ansvarsområden för alla inblandade.
- Eventansvarig på plats
- Entrévärdar
- Säkerhets- och brandskyddsansvarig
- Sjukvårdsansvarig (med relevant kompetens)
- Utrymningsledare
- Maximalt antal personer:
- Fastställ och dokumentera hur många personer som får vistas i lokalen/lokalerna samtidigt, baserat på lokalens kapacitet och brandföreskrifter.
- Trafik- och Flödesplanering:
- Planera och ta fram en säker transport- och tillgänglighetsplan för besökare/deltagare för att de ska kunna ta sig till och från evenemanget på ett tryggt sätt.
- Arbeta med flöden: Ta fram en plan för att hantera flöden av människor vid ankomst, under evenemanget och när de lämnar, för att undvika trängsel och säkerställa trygghet.
- Säkerhetsövervakning av besökare:
- Var uppmärksam på avvikande eller hotfullt beteende: Observera personer eller grupper som uppvisar oroande eller potentiellt farliga beteenden och agera snabbt om situationen kräver.
- Säkerhetsinformation till deltagare:
- Gå igenom säkerhetsinformation med besökare/deltagare, inklusive:
- Nödutgångar och evakueringsvägar
- Plats för första hjälpen och annan säkerhetsinformation
- Vad de ska göra i en nödsituation
- Kommunikation med Lokalägare:
- Ta kontakt med den ansvariga för säkerheten på plats (t.ex. lokalägaren) för att klargöra ansvarsfördelning och säkerställa att båda parter är medvetna om vem som ansvarar för vad.
- Säkerhetskontroll av Entreprenörer:
- Kontrollera säkerheten hos alla inhyrda entreprenörer:
- Teknisk utrustning
- Scenbygge
- Tillfälliga konstruktioner
- Informera Polisen vid Stora Evenemang:
- Informera polisen om evenemanget om det är av större karaktär eller om det förväntas stora folksamlingar. Detta skapar förutsättningar för snabb insats vid behov.
- Larm- och Räddningstjänst:
- Se över möjligheten att snabbt larma och få hjälp om en nödsituation uppstår. Säkerställ att larmnummer och kontaktuppgifter till räddningstjänst är tillgängliga.
- Sjukvårdsutrustning:
- Placera och kontrollera sjukvårdsutrustning, exempelvis:
- Första hjälpen-kit
- Hjärtstartare (defibrillator)
- Föranmälningar och Deltagarlista:
- Vid behov, skapa en föranmälan och en deltagarlista för att hålla koll på antal personer och ha en uppfattning om vem som finns på plats vid behov av säkerhetsinformation eller nödsituationer.
- Tillgång till Dricksvatten:
- Säkra tillgång till dricksvatten, särskilt vid evenemang med alkoholservering för att förebygga uttorkning eller alkoholrelaterade problem.
- Säkerhetsgenomgång med Personal:
- Genomför en säkerhetsgenomgång med all personal innan evenemanget börjar. Detta ska även inkludera väktare och annan säkerhetspersonal. Ge dem en arbetsbeskrivning och tydliga instruktioner.
- Utvärdering av Säkerheten:
- Utvärdera evenemanget efteråt ur ett säkerhetsperspektiv:
- Vad gick bra?
- Vad kan förbättras inför nästa gång?
- Akut Nödsituation:
- Vid akuta nödsituationer, ring 112 omedelbart och ge tydlig information om situationen och platsen.
Kontakta oss
Lokalbokning
För återkommande tider i våra lokaler och anläggningar, kontakta oss.
Jan-Erik Liikamaa, bokningsansvarig
Telefonnummer: 0922-264 23
E-post: jan-erik.liikamaa@haparanda.se
Övriga frågor
Ring kommunens växel. Nämn din fråga så kopplas du till rätt person.
Telefonnummer: 0922-260 00
Fritid och kultur