Boknings- och bidragssystem
Rbok är Haparanda kommuns nya bokningssystem för lokaler och anläggningar, hantering av bidragsärenden och fullständigt föreningsstöd för närvaro och redovisning för aktivitetsstöd.
På den här sidan har vi samlat information och lathundar gällande systemet. Alla videoguider och lathundar som finns samlade på sidorna här nedan finns även att hitta direkt i Rbok, under menyn "Hjälp".
Här hittar du som privatperson, förening, företag eller kommunanställd information om hur du registrerar dig som ny kund. Du kan ha flera olika kundprofiler i Rbok, om du ska boka privat eller för ett företag, eller är engagerad i en eller flera föreningar.
Privatperson
- Gå till https://haparanda.rbok.se
Länk till annan webbplats. - Klicka på ”Logga in” (du behöver ha e-legitimation för att registrera dig)
- När du har loggat in så blir du automatiskt registrerad i systemet.
- Gå in under "gubben" i högra hörnet, klicka på "inställningar" och ange dina kontaktuppgifter. Klicka sedan på "Spara".
Notera att dessa kontaktuppgifter gäller för dig oavsett vilken profil du är inloggad på. - Gå till "Administrera>Kunduppgifter" i vänstermenyn och klicka på "Spara och godkänn kunduppgifter" längst ned. (Kunduppgifterna behöver godkännas en gång per år.)
Förening eller företag/organisation
- För att registrera ett företag, förening eller organisation som ny kund i Rbok så behöver du först Logga in/registrera er som privatperson i systemet (se ovan).
- Välj sedan "Registrera förening" på startsidan.
- Fyll i ansökan och skicka in.
- När din ansökan är godkänd får du ett besked om detta till den e-postadress du angett i dina kontaktuppgifter.
- Den som har ansökt blir automatiskt administratör för sin organisation.
Lägga till fler behöriga användare för din organisation
För att en person ska kunna boka eller ansöka i organisationens namn behöver denna läggas upp som användare för organisationen.
När ett konto är skapat för en förening, företag eller organisation kan man ha en eller flera administratörer för kontot. Administratören kan lägga till fler användare till kontot och tilldela personerna en roll som administratören kan skapa.
Se film om hur du lägger till användare för din organisation Länk till annan webbplats.
Här finner du information om hur man som förening, företag och organisation administrerar kunduppgifter, administrerar användare och roller i kommunens boknings- och bidragssystem.
Administrera kunduppgifter
Här hittar du en introduktionsfilm om hur ni ändrar era kunduppgifter Länk till annan webbplats. såsom postadress, kontaktuppgifter, bank- och plusgiro med mera.
Administrera användare
För att person ska kunna boka i en förenings, företags eller annan typ av organisations namn så behöver personen läggas upp som användare för organisationen. Administratören kan lägga till en ny användare för er profil i Rbok, till exempel en administratör eller gruppledare.
1. Gå till https://haparanda.rbok.se Länk till annan webbplats.
2. Logga in genom att klicka på "Logga in" och välj sedan er organisation.
3. Gå till "Administrera" i vänstermenyn och klicka på ”Användare”4. Klicka på ”Ny användare” och en ny ruta kommer upp på1 bildskärmen.
4. Klicka på ”Ny användare” och en ny ruta kommer upp på bildskärmen.
5. Ange "Medborgare" som inloggningsmetod. Fyll i den nya användarens hela personnummer (12 siffror) i en följd utan mellanslag, fyll i för- och efternamn samt vilken roll ni tilldelar personen. Mer information om roller finns i avsnittet nedan.
6. Ange även vilka typer av meddelandeaviseringar användaren ska få. OBS! Dessa aviseringar gäller för hela organisationen. Dvs användaren kommer få alla bokningsaviseringar oavsett vem som bokar om "Resursbokningar" är ibockad.
(Den person som faktiskt bokar får alltid en avsiering)
Administrera roller
Här hittar du information om hur man bokar resurser i Rbok.
Boka resurser (lokaler och anläggningar)
Se en film på Youtube om hur du bokar resurser Länk till annan webbplats.
För att kunna boka till exempel en möteslokal eller sporthall i Rbok så behöver ni först registrera er som kund i systemet. Nedan följer en beskrivning hur ni går till väga.
Observera att om person ska kunna boka i en förenings, företags eller annan typ av organisations namn så behöver personen först läggas upp som användare för organisationen. Er administratör kan lägga till en ny användare för er profil i Rbok, se instruktioner i avsnitt "Generell administration" på föregående sida.
1. Gå till https://haparanda.rbok.se Länk till annan webbplats.
2. Klicka på Logga in och legitimera er med ert bank-id
3. Ange era kontaktuppgifter under ”gubben” och sedan "inställningar" i högra hörnet och fyll i telefonnummer och e-post
4. Gå till ”Boka” i menyn till vänster av bildskärmen och klicka på ”Resurser”
5. Skriv vad du söker och välj sedan en eller flera resurser. Dessa visas i kalendern under listan, och listan kan även fällas ihop genom att trycka på pilen längst upp i densamma.
6. Hittar du en ledig tid som du är intresserad av att hyra klickar du på den tiden, fyll i de obligatoriska fälten och klicka på ”Lägg till i kundvagn”.
7. Klicka på kundvagnen högst upp i högra hörnet och klicka sedan på slutför för att skicka in din bokningsförfrågan. (Kundvagnen rensas en gång per natt, om du inte slutför bokningen så försvinner den därmed från kundvagnen och tiden frigörs i resursens kalender)
8. Du får ett meddelande om att ett bokningsärende är skapat och en handläggare på kommunen kommer att ge besked om tiden är godkänd eller icke godkänd inom 2 helgfria arbetsdagar. Ett bokningsärende kan innehålla en eller flera tider.
9. En bokningsbekräftelse kommer alltid att skickas till mailadressen för den person som har bokat tiden. I systemet benämns går det att hitta bekräftelser och övriga meddelanden under profilikonen högst upp till höger (gubben) och sedan "Meddelanden".
Avbokning och ändring av befintliga bokningar:
Du kan själva direkt i systemet ändra tid på din befintliga bokning (inom ramen för den bokade tiden) samt själv avboka enligt gällande regelverk. Detta görs antingen genom att söka upp den bokade tiden via vänstermenyn och klicka på "Bokningar" och sedan "Resurser" eller på "Listor". Tryck på pennan för aktuell bokning och välj sedan att ändra eller avboka.
För att kunna skicka in en ansökan om bidrag i Rbok så behöver ni först registrera er som kund i systemet. Nedan följer en beskrivning hur ni går till väga.
Här finns en generell videoguide för hur man ansöker om bidrag i Rbok: Kund Ansök Länk till annan webbplats.
Observera att om person ska kunna ansöka i en förenings, företags eller annan typ av organisations namn så behöver personen först läggas upp som användare för organisationen. Er administratör kan lägga till en ny användare för er profil i Rbok, se instruktioner i avsnitt "Generell administration" på föregående sida.
1. Gå till https://haparanda.rbok.se Länk till annan webbplats.
2. Klicka på Logga in och legitimera er med ert bank-id
3. Ange era kontaktuppgifter under ”gubben” och sedan "inställningar" i högra hörnet och fyll i telefonnummer och e-post
4. För valla bidrag krävs att er organisation har uppdaterad och giltig dokumentation som kommunen efterfrågar.
5. Gå till ”Ansök” i menyn till vänster.
6. Sök efter bidrag i sökrutan eller bläddra bland tillgängliga bidrag på sidan.
7. Klicka på aktuellt bidrag för att läsa mer.
8. Notera perioden för när bidraget går att ansöka och klicka därefter på "Ansök".
9. Fyll i bidragsansökan och välj "Skicka in".
10. Du får ett meddelande om att kommunen har mottagit din bidragsansökan och sedan ett meddelande när kommunen har fattat beslut gällande din ansökan.
Fritid och kultur