• VIKTIG INFORMATION
    Vad kommunen gör och vad du själv kan göra för att minska smitt­spridningen av corona­viruset.
    2020-03-31

Du är här:

Handbok för chefer

Denna handbok ger en kortfattad beskrivning över ett antal områden som du som chef har att beakta.

Inom kommunen finns regler och riktlinjer som omfattar alla anställda. Som chef är du ansvarig för att dessa upprätthålls.

Utöver denna handbok så är HR enheten ett stöd i ditt ledarskap.

Medarbetar- och ledaridén uttrycker grunden för den personalpolitik som vi vill kännetecknas av inom Haparanda stad.

I texten uttrycks vad Haparanda stad förväntar sig av medarbetare och chefer. I stort kan man sammanfatta det som att medarbetarna tar egna initiativ, ansvar och i största möjliga mån bidrar till verksamhetens utveckling. Chefens roll är att ange riktning, mål och skapa så goda förutsättningar som möjligt för medarbetarna så att verksamheten uppnår sina mål.

Haparanda stads medarbetar- och ledaridé

Medarbetarsamtalet är en viktig grundbult i resultatstyrningen inom Haparanda stad. Samtalet leder till att en tydlig uppdrags- och utvecklingsplan formuleras.

Medarbetarsamtal genomförs varje år med samtliga månadsanställda under oktober-december. Lämplig tid att avsätta är 60 minuter.

Medarbetarsamtalet skall börja med en tillbakablick och en uppföljning av förra årets plan och resultat, därefter fokusera på nuvarande arbetssituation och avsluta med en reflektion kring utveckling och framtiden. Målet med samtalet är att chef och medarbetare tillsammans skall skapa en handlingsplan för medarbetaren med tydliga mål för framtiden.

Medarbetarsamtal - stöd till chef
Medarbetarsamtal - stöd till medarbetare
Mall till medarbetarsamtal

Lönepolitiken är ett av de allra viktigaste instrumenten inom personalpolitiken. Den uttrycker konkret de förväntningar och värderingar vi har inom Haparanda stad gentemot chefer och medarbetare.

Lönesättningen har fokus på resultatstyrning och består av en kedja med medarbetssamtal och framtagande av mål för det kommande året. Medarbetaren utvärderas utifrån ett antal kriterier som har sin grund i medarbetar- och chefsidén. Även du som chef utvärderas tillsammans med din chef. Inom Haparanda stad används principen lönesättande samtal vilket innebär att lönen sätts i dialog mellan chef och medarbetare. Samtalet förs i två steg. I det första samtalet sker själva utvärderingen tillsammans med medarbetaren. Vid det andra samtalet så meddelas den nya lönen.

Inför varje lönerevision så sammanställer HR information och underlag. Alla chefer får en grundlig genomgång samt verktyg för lönesättningen.

Eftersom du som chef företräder arbetsgivaren så har du ett juridiskt ansvar. Reglerna inom arbetsrätt utgör ett sådant område, ett annat är det som berör arbetsgivarens arbetsmiljöansvar.

Grunden i arbetsrätten regleras i Lagen om anställningsskydd (LAS). Förhållandet mellan en medarbetare och Haparanda stad regleras via ett anställningsavtal mellan parterna.

Mycket förenklat kan man säga att arbetsgivarens grundläggande åtagande är att betala lön för utfört arbete medan medarbetaren i sitt åtagande är skyldig att utföra arbete för arbetsgivarens räkning och att vara lojal mot arbetsgivaren.

Det sistnämnda innebär inte att medarbetaren måste ha samma åsikter som arbetsgivaren men är däremot skyldig att följa det regelverk som gäller på arbetsplatsen och följa de beslut som Haparanda stad fattar. Inom anställningens ram så har du som chef rätten att leda och fördela arbetet inom din enhet. Detta kan vara värt att iaktta innan du funderar på en nyrekrytering.

Enligt LAS så är grunden att medarbetaren får en tillsvidareanställning, dvs. det som vi i dagligt tal menar fast anställning. Man får dock sluta avtal om tidsbegränsad anställning. Inom Haparanda stad använder vi oftast två typer av tidsbegränsade anställningar, Allmän visstidsanställning och Vikariatsanställning. Allmän visstidsanställning används oftast vid projekt som är av tidsbegränsad karaktär. Vikariatsanställning använder man sig av när en ordinarie medarbetare av något skäl behöver vara frånvarande som till exempel vid föräldraledighet. För bägge anställningsformerna gäller att man får vara längst anställd i 24 månader inom en ram av 5 år.

Inför en tillsvidareanställning är huvudregeln att en provanställning erbjuds som uppgår högst till 6 månader. Anledningen är att det ger Haparanda stad en möjlighet att se vad den nyanställde går för. Skulle det visa sig att det blev en felrekrytering så är det oproblematiskt att avbryta anställningen då det inte behövs skäl att avbryta en provanställning. I vissa situationer om det är en nyckelperson man vill rekrytera, kan det medföra problem att erbjuda en provanställning. I sådant fall ska alltid HR kontaktas för en bedömning.

Många chefer råkar förr eller senare ut för problem med någon eller några medarbetare. Orsakerna till det kan vara många. Många gånger är det inga större saker utan kan snabbt avhjälpas med en dialog. Det kanske bara är något missförstånd som kan behöva klaras ut. Men om problemet är så pass att du känner inombords att du måste ta tag i det, är det dags att agera. Det viktiga är att inte vänta och hoppas att det blåser över för det gör det oftast inte.

Oftast märker övriga medarbetare av problemen och de förväntar sig att det är du som chef som ska ta tag i situationen.

Om du råkar hamna i den här typen av problem så ska du kontakta HR för rådgivning och stöd. Inom HR finns arbetsrättslig kompetens och erfarenhet av liknande situationer.

Om du har fått beslut om att starta en rekrytering, ska alltid HR kontaktas. Tillsammans med denne så upprättar ni en kravprofil över den tilltänkta anställningen. Det är viktig att vara noga och skilja på vad som är krav och vad som är meriterande. Ställ heller inte alltför höga krav som inte är motiverade för den tilltänkta anställningen.

Den färdiga kravprofilen skickas till de fackliga organisationerna för påseende. De har fem dagar på sig att reagera och ställa frågor om den tilltänkta anställningen.

Efter det kan ni gå vidare och utannonsera anställningen. Haparanda stad använder hemsida ocg sociala medier för utannonsering av lediga anställningar. I undantagsfall kan annan annonsering förekomma. Val av media gör du i dessa fall tillsammans med HR som kan ge tips och uppslag. Tänk på att i vissa media kan kostnaden bli hög.

Läs mer om policys och interna regler

För att en nyanställd ska känna sig välkommen och så snart som möjligt bli insatt i sina arbetsuppgifter, är det viktigt att denne får en så bra introduktion som möjligt.

Inför de nyanställdes ankomstdag utses en fadder som får ta sig an den nyanställde. Tillsammans med faddern gör ni ett introduktionsprogram för den nyanställde som också gås igenom när denne anlänt. Utses ingen fadder ansvarar du som chef för hela introduktionen.

Läs mer om policys och interna regler

Enligt arbetsmiljölagen så är arbetsgivaren ytterst ansvarig för arbetsmiljöns fysiska och psykosociala utformning.

Som ny chef får du en introduktion om vad arbetsmiljöansvaret innebär och det systematiska arbetsmiljöarbetet inom kommunen. Som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs det årligen arbetsmiljöronder.

Flera olika arbetsmiljöområden berörs i en arbetsmiljörond, både fysisk- digital- och psykosocial arbetsmiljö. Resultatet av genomgången bearbetas tillsammans med dina medarbetare.

Haparanda stad är ansluten till Avanova som är vår företagshälsovård. Viktigt att påpeka är att om en medarbetare behöver uppsöka företagshälsovården, måste det åtföljas av en underskriven rekvisition från HR. Företagshälsovården ska användas för sjukdomar och besvär som har en arbetsrelaterad koppling. När det gäller andra sjukdomar så ska det hänvisas till öppenvården.

Medarbetare har rätt till så kallade terminalglasögon. I vissa situationer så kan även ergonomiska hjälpmedel behöva beställas. Vid mer komplicerade hjälpmedel ska en ergonom kopplas in. Hjälp med dylikt kan fås från HR enheten. I bägge fall måste en rekvisition utverkas.

Läs mer om arbetsmiljöarbetet inom Haparanda stad.

Medarbetaren är skyldig att kontakta närmaste chef vid sjukdom. Från och med dag 8 i sjukskrivningen så är medarbetaren skyldig att inkomma med ett läkarintyg. Det är viktigt att du som chef får information tidigt och att du hör av dig till den som är sjuk och frågar vad som hänt och hör efter hur länge medarbetaren tror sig vara borta. Det kanske är uppgifter som behöver fördelas till andra under sjukfrånvaron. Det är bra om du får en uppfattning om det finns en risk för att sjukskrivningen blir långvarig. I så fall kan det vara läge att fundera över rehabiliteringsinsatser. Ju tidigare, ju bättre.

Vid sjukskrivningar längre än 30 arbetsdagar eller vid upprepad kostidssjukfrånvaro så träder arbetsgivarens rehabiliteringsansvar in. Detta är man skyldig att göra enligt lag och föreskrifter. Det innebär att så snart det är möjligt att man sätter sig ner med medarbetaren och diskuterar eventuella rehabiliteringsinsatser som syftar till en återgång i arbetet.

Dessa insatser ska sammanfattas i en rehabiliteringsplan som då och då ska följas upp. Eventuellt kan denna behöva justeras och kompletteras. Ofta kan även försäkringskassan och företagshälsovården vara involverade. Om du råkar hamna i en situation med en medarbetare som blir långvarigt sjuk eller har många korttidssjukfrånvaron, så ska du kontakta HR.

Läs mer om sjukfrånvaro
Läs mer om rehabilitering

Senast uppdaterad: 30 okt 2019