Du är här:

Mail - Outlook

Hur får mina mejl avsedd effekt? Hur ska mejlasignaturen se ut? Svaren hittar du här.

Tänk på vad du skriver och vidarebefordrar

Mejl kan lätt skickas vidare. Sekretessbelagd, eller på annat sätt känslig, information lämpar sig därför inte för mejl. Skicka inte vidare långa konversationer i onödan och mejla inte konversationer som varit del i en intern beredning till externa mottagare.

Skriv aldrig något som du inte kan stå för

Använd inte mejl på ett sätt som kan skapa missförstånd. Mejl till och från myndigheten är i regel allmänna handlingar som kan begäras ut av journalister och andra intresserade.

Tänk på att även mejl som skickas internt kan komma att lämnas ut eller läsas av andra. Den mejladress som tillhandahålls av Haparanda stad är främst avsedd för mejl i tjänsten.

Undvik att skicka kopia

Mejl som är skickad till en mottagare som kopia är enbart till för information, aldrig för agerande.

Använd signatur

Använd avsändarsignatur, såväl externt som internt. Du är då tydlig som avsändare och mottagaren kan snabbt ringa för att diskutera oklarheter.

Undvik mail vid brådskande eller känsliga ärenden

Undvik mejl i vissa situationer. Vid brådskande ärenden – ring eller skicka sms. Vid komplicerade och känsliga ärenden – ta personlig kontakt.

Autosvar vid ledighet

När du planerar en frånvaro, lägg in ett autosvar.

När du inte har möjlighet att besvara inkommande mejl på grund av frånvaro bör du aktivera ett automatiskt svar i Outlook som talar om under vilken tid din frånvaro gäller.

Autosvar ska i möjligaste mån hållas korta och koncisa. Följande information är oftast tillräcklig:

  • att man är frånvarande
  • när man förväntas vara tillbaka i tjänst
  • var man kan vända sig i brådskande ärenden

I ditt autosvar bör du också lägga till följande stycke:

"Om ditt meddelande är av sådant slag att det kräver omedelbar åtgärd eller på annat sätt utgör information som är betydelsefull för Haparanda stad, bör du även sända det för diarieföring till e-post kommunen@haparanda.se."

Varje år skickar vi tusentals e-postmeddelanden från Haparanda stads medarbetare. Vi tillhör alla samma organisation och det är viktigt att det syns i signaturen. Här får du tips om vilka uppgifter din signatur kan innehålla och hur du ska göra för att byta till den nya signaturen.

Typsnitt: Arial
Färg: Svart

Förnamn, Efternamn: Arial, 11 punkter
Titel: Arial, 11 punkter (fet stil)
Mellanrum: Arial, 9 punkter
Övrig text: Arial, 9 punkter

---------

Förnamn Efternamn
Titel


Förvaltning
Verksamhet/Avdelning/Enhet (ange vid behov)
Adress, postnummer, Haparanda
Telefon (ange telefonnummer till växeln eller ditt direktnummer)
Mobil (du väljer själv om du vill lägga in mobiltelefonnumret)
E-post

Webbplats
Facebook
Instagram (du väljer själv om du vill lägga in detta)


+ Haparanda stads logotyp

---------

Så här lägger du in signaturer i Outlook: 

1. Klicka på fliken Arkiv och sedan på Alternativ.

2. Klicka på E-post.

3. Klicka på Signaturer, ligger till höger en bit ner.

4. Om du inte har någon sedan tidigare klickar du på Ny. Om du har en sedan förut ändrar du bara i den befintliga.

5. Döp signaturen genom att skriva ett namn i den ruta som kommer upp och klicka på OK.

6. Nu kan du skapa signaturen. Kopiera texten från uppställningen högre upp på sidan. Texten ska vara i Arial enligt instruktioner ovan. Välj fet stil på din titel.

7. Logotypen laddar du ner här.

8. För att lägga till logotyp klickar du på bildsymbolen i signatur-fönstret och infogar sedan loggan.

9. Klicka på OK.

Den totala tillåtna storleken på mejl, till eller från externa mejladresser, är 18MB. För interna mejla inom Haparanda stad är gränsen 40MB.

För interna mejl bör du skicka en länk till dokumentet/filen istället för att bifoga den.

Skickar du ofta stora filer till externa kontakter? Kontakta IT så kan vi ge dig ett alternativ till att skicka per mejl.

Du kan alltid nå Outlooks webbmejl med följande adress:

https://m.haparanda.selänk till annan webbplats

Senast uppdaterad: 21 jan 2020