• VIKTIG INFORMATION
    Vad kommunen gör och vad du själv kan göra för att minska smitt­spridningen av corona­viruset.

Du är här:

Tillgängliga dokument

När dokument produceras med ordbehandlingsprogram som Microsoft Word är det viktigt att texterna kan läsas av personer med funktionsnedsättning.

Det första steget i att skapa ett tillgängligt PDF-dokument från Microsoft Word är att säkerställa att det ursprungliga Word-dokumentet är tillgängligt. För en steg-för-steg guide, se Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Word.

När vi exporterar ett tillgänglig Word-dokument till en PDF, är målet att göra det på ett sådant sätt att tillgänglighetsanpassningarna i Word-dokument bibehålls. Det inkluderar rubrikstruktur, alternativ text för bilder och uppmärkningar som uttryckligen identifierar listor, tabeller, dokumentspråk samt annat innehåll som är viktigt för tillgängligheten.

Rubriker och underrubriker bör identifieras som sådana med den inbyggda i rubriken funktioner i ordbehandlingsprogrammet eller i en texteditor. Rubriker bör utgöra en beskrivning av innehållet på sidan (rubrik 1 för huvudrubriken, rubrik 2 för den första nivån av underrubriker, rubrik 3 för nästa nivå av underrubriker, o.s.v.). Detta gör det möjligt för skärmläsare att förstå hur sidan är organiserad, och att snabbt navigera till innehåll av intresse för läsaren. De flesta skärmläsare har funktioner som gör det möjligt för användare att snabbt hoppa mellan rubriker med en enda tangentbordstryckning. Praktiskt taget alla ordbehandlare och nätbaserade texteditorer har stöd för rubriker och underrubriker (som h1, h2, h3 o.s.v.). Om det är ett längre dokument, bör man skapa en innehållsförteckning. Om man skapar en automatisk innehållsförteckning som utgår ifrån en korrekta rubrikstruktur i dokument, kommer det automatiskt att skapas bokmärken vid en konvertering från Microsoft Word till PDF. Bokmärken underlättar navigering i längre dokument.

Allt innehåll som är organiserat som en lista bör skapas med hjälp av listfunktionen som finns i programvaran som används för att producera dokumentet. De flesta författarverktyg tillhandahålla en eller flera kontroller för att lägga till oordnade listor (med punkter) och ordnade listor (med siffror). När innehållsförteckningar skapas som listor, bidrar detta till att skärmläsare förstår hur innehållet i dokumentet är organiserat. När skärmläsarprogrammet kommer till en lista, informerar programvaran läsaren om att den kommit till en lista och kan också informera läsaren om hur många poster som finns i listan, vilket kan vara mycket användbar information för att avgöra om läsaren vill fortsätta läsa listan eller hoppa till ett annat stycke.

Användare som inte kan se bilder är beroende av att författaren av dokumentet kompletterat sina bilder med alternativ text (som ofta förkortas ”alt-text”). Syftet med alt-text är att kommunicera innehållet i en bild för människor som inte kan se den. Alt-texten bör vara kortfattad, bara tillräckligt för att kommunicera idén av vad bilden föreställer, utan att belasta användaren med onödiga detaljer. När skärmläsare möter en bild med alt-text, tillkännager skärmläsaren vanligtvis att den kommit till en bild och läser sedan upp alt-texten.

De flesta textverktyg erbjuder ett sätt att lägga till alternativ text till bilder, vanligtvis i en dialogruta som visas när en bild läggs till, eller senare i dialogruta som visar en bilds egenskaper.

Om bildens funktion enbart är dekorativ och inte innehåller någon information, behöver de inte en beskrivning. Dessa bilder kan dock fortfarande kräva särskild markering så att skärmläsare vet att den ska hoppa över bilderna. Metoderna för att dölja dekorativa bilder från skärmläsare beskrivs mer i detalj i guiderna för respektive format.

Dessutom kan bilder som kräver en längre beskrivning, såsom tabeller och diagram, behöva ytterligare åtgärder utöver att lägga till alt-text.

Många skärmläsarprogram är flerspråkig och kan läsa innehåll på engelska, spanska, franska, och flera andra språk. För att säkerställa att skärmläsare kommer att läsa ett dokument med korrekt språkprofil, måste språket i dokumentet identifieras.

Du bör också identifiera språket om delar av innehåll i dokumentet är skrivet på ett annat språk än dokumentets standardspråk. Med den informationen kommer skärmläsare att obehindrat att växla mellan språk i dokumentet.

De flesta textverktyg erbjuder ett sätt att identifiera dokumentspråk samt språket i vissa delar av dokumentet.

Tabeller i dokumenten är användbara för att kommunicera relationer mellan data, i synnerhet när dessa samband kan bäst uttryckas i en matris av rader och kolumner. Tabeller bör inte användas för att styra layouten. Textverktyg har andra sätt att göra detta, bland annat att genom att organisera innehåll i kolumner.

Om dina data bäst presenteras i en tabell, försök att hålla tabellen enkel. Om tabellen är komplex, fundera på om du kan dela upp den i flera mindre tabeller med en rubrik ovanför varje tabell.

En framgångsfaktor för att göra datatabeller tillgängliga för skärmläsare är att tydligt identifiera kolumn och radrubriker. Även om det finns nästlade kolumner eller rader med flera rubriker för varje cell, så måste skärmläsaren uttryckligen informeras om vilka rubriker som avser vilka celler.

Exportera tillgängliga dokument till PDF

Den rätta metoden att exportera till PDF beror på vilken version av Microsoft Office du använder (Se nedan).

Word 2016, 2013 och 2010 (Windows)

  • Gå till Arkiv och välj ”Spara som”. Välj destination för dokumentet och välj sedan PDF från de val av filformat som erbjuds. Välj alternativet ”Standard (publicera online och skriv ut)”. Som standard ger det en PDF-fil som bevarar dokumentets tillgänglighetsanpassning.
  • Klicka på Alternativ och under rubriken PDF-alternativ kryssar du i rutan ”ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)”. Då bäddas typsnitten in i dokumentet.
  • När du sparar, välj Alternativ och försäkra dig om att ”Visa taggar för dokumentstruktur” är markerad. Detta val är markerad som standard, men kan bli avmarkeras under vissa omständigheter.
  • Om du väljer ”Minimera storlek” för att minska storleken på PDF, vara noga med att upprepa föregående steg, eftersom detta alternativ oavsiktligt kan avmarkera valet ” Visa taggar för dokumentstruktur ”.

Word 2016 (Mac)

I Office 2016 för Mac kan Word generera en taggad PDF-fil som bevarar ett dokuments tillgänglighetsanpassning. För att använda denna funktion:

  • Gå till Arkiv. Välj ”Spara som ” och välj PDF från de dokumentformat som erbjuds. Som standard skapas en PDF-fil som bevarar Word-dokumentets tillgänglighetsanpassningar.
  • När du sparar, se till att kryssrutan ”Bäst för elektronisk distribution och tillgänglighet” är markerad. Filen konverteras till tillgänglig PDF online av Microsoft.

Äldre versioner av Word

  • I Windows och Office 2007 och 2003 krävs en plugin vid export till PDF. Pluginet heter Adobe PDFMaker och levereras med Adobe Acrobat Pro. Pluginet installeras i för hela Officepaketet och visas då i Word som ett Adobe verktygsfält med tillhörande menyalternativ. Använd denna plug-in för att spara som PDF. Som standard ger det en PDF-fil som bevarar dokumentets tillgänglighetsanpassningar.
  • Word för Mac saknade möjlighet att skapa tillgängliga dokument före Office 2011. Även Word för Mac 2011 hade brister, då den versionen inte hade inbyggt stöd för att skapa taggade PDF-dokument. Stöd för taggade PDF-dokument introducerades först i Word för Mac 2016. I Word 2011 kan du skapa ett tillgänglig Word-dokument, men för att exportera som en taggad PDF måste du ta det sista steget i Word för Windows eller Libreoffice för Mac.

Senast uppdaterad: 28 okt 2020