Byte av dokument- och ärendehanteringssystem

Under våren 2024 kommer Haparanda stad att byta dokument – och ärendehanteringssystem. Det nya systemet har många fördelar som kommer bidra till effektivitet och mer insyn bland annat genom enklare sökfunktion för handlingar, protokoll och kontaktuppgifter till våra förtroendevalda.

Haparanda stad har under hösten 2023 avropat Norrbottens e-nämnds ramavtal avseende nytt centralt system för dokument- och ärendehantering. Ett sådant system används för diarieföring (registrering) av allmänna inkomna och upprättade handlingar, beslutsunderlag och beslut såsom politiska beslut och delegationsbeslut.

Systembytet från nuvarande system till nya dokument- och ärendehanteringssystemet kommer ske under början av april.

Ursäkta röran – vi bygger om

Systemskiftet kommer innebära stora fördelar för såväl verksamheten som allmänheten när det är på plats. Tidvis under införandet kommer vissa nuvarande funktioner emellertid att påverkas och stundvis vara mindre tillgängliga. Vi förstår att det kan upplevas frustrerande, men vi hoppas att ni kan ha överseende med det. Vi vill helt enkelt be er att ursäkta röran – Vi bygger om. Övriga kommunala verksamhetssystem inom kommunens verksamheter påverkas inte av detta systembyte.

Driftstopp

För att genomföra systembytet behöver kommunen bland annat genomföra en konvertering av data från nuvarande system till det nya systemet. Konvertering kräver nedstängning av nuvarande diariesystem, det vill säga driftstopp, innan det nya systemet kan tas i drift.

Driftstoppet kommer pågå från och med den 30 april och drygt två veckor framåt. Under denna period kommer hantering av kommunens diarier ske genom manuell ärendehantering vilket kan innebära en fördröjning vid begäran av allmänna handlingar. Vi ber återigen om överseende för eventuella besvär som detta kan medföra.

Kallelser och protokoll för de sammanträden som äger rum under den tid då systembytet pågår kommer provisoriskt att pulbiceras på Möten och protokoll | Haparanda stad Länk till annan webbplats.

Kontakt

Om ni upplever några problem välkomnar vi att ni hör av er till oss på kommunen@haparanda.se, så kommer vi att tillse att ni får de handlingar, protokoll eller övrig information ni söker.