Behandling av personuppgifter och informationssäkerhet inom socialförvaltningen

Socialförvaltningen i Haparanda stad hanterar uppgifter som är viktiga för den enskildes integritet och trygghet. Vi arbetar därför systematiskt med informationssäkerhet för att säkerställa att dina uppgifter skyddas på ett korrekt och säkert sätt. Här kan du läsa om hur vi behandlar personuppgifter och hur vi arbetar för att skydda dem.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för att kunna:

• handlägga ärenden och fatta beslut om insatser
• planera, genomföra och följa upp insatser inom socialtjänst och hälso- och sjukvård
• säkerställa en god och säker vård och omsorg
• administrera till exempel avgifter
• utveckla och förbättra verksamheten
• uppfylla krav på rapportering, tillsyn och forskning

Dokumentationen är också till för dig, så att du kan ta del av uppgifter som rör ditt ärende.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all hantering av uppgifter, till exempel:

• insamling
• registrering
• lagring
• läsning
• delning
• gallring och arkivering

Hur samlar vi in personuppgifter?

Vanligtvis lämnar du själv dina uppgifter till oss, till exempel när du:

• ansöker om en insats
• kontaktar oss i ett ärende
• lämnar synpunkter

I vissa fall kan vi även hämta uppgifter från andra, till exempel:

• andra myndigheter
• folkbokföringen
• nationella register

Detta sker endast när det är tillåtet enligt lag eller med ditt samtycke.

Laglig grund för behandlingen

För att vi ska få behandla dina personuppgifter måste det finnas stöd i lag. De vanligaste rättsliga grunderna är:

Rättslig förpliktelse – vi måste behandla uppgifter enligt lag

Allmänt intresse – vi utför uppgifter som är fastställda i lag

Myndighetsutövning – till exempel beslut om insatser

Avtal – när det behövs för att uppfylla ett avtal

Samtycke – när du har godkänt behandlingen

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter som behandlas beror på ditt ärende. Det kan till exempel vara:

• namn och kontaktuppgifter
• personnummer
• uppgifter om din livssituation

Vi samlar inte in fler uppgifter än nödvändigt.

Ibland behöver vi behandla känsliga personuppgifter. Sådana uppgifter hanteras med särskilt skydd och endast när det är nödvändigt.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för ändamålet med behandlingen eller så länge vi är skyldiga att göra det enligt lag. Hur länge uppgifterna sparas varierar beroende på ärendetyp och regleras genom lagstiftning, arkivlagen och socialnämndens dokumenthanteringsplan. När uppgifterna inte längre behöver bevaras gallras de enligt gällande regler.

Vårt ansvar

Vi ansvarar för att:

• skydda dina personuppgifter och annan känslig information
• säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till uppgifter
• lagra och hantera information på ett säkert sätt
• följa lagstiftning såsom dataskyddsförordningen (GDPR) och offentlighets‑ och sekretesslagen
• kontinuerligt utveckla och förbättra vårt säkerhetsarbete

Information om hur personuppgifter behandlas finns tillgänglig för både medarbetare och allmänhet via kommunens webbplats.

Hur vi skyddar information

Vi arbetar med informationssäkerhet genom:

Tydliga rutiner och riktlinjer
för hantering av personuppgifter och sekretessbelagd information

Behörighetsstyrning
så att rätt person har rätt tillgång till rätt information

Utbildning och kompetens
alla medarbetare får utbildning i dataskydd och informationssäkerhet

Säkra IT‑system
där lagring, överföring och åtkomst av information skyddas

Riskbedömningar
genomförs vid införande av nya system eller arbetssätt

Kontinuerlig uppföljning
för att säkerställa att rutiner följs och fungerar i praktiken

Dina rättigheter

När vi behandlar personuppgifter har du rätt att:

• få information om hur dina uppgifter används
• begära registerutdrag
• få felaktiga uppgifter rättade
• i vissa fall få uppgifter raderade

Om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter kan du kontakta kommunen.

Information och stöd till brukare

Vi informerar kontinuerligt om:

• hur dina personuppgifter hanteras
• hur du använder digitala tjänster på ett säkert sätt
• hur du skyddar dig vid användning av e‑tjänster, BankID och andra digitala lösningar

Vi kan även erbjuda vägledning och hänvisa till utbildningsmaterial som stärker din digitala delaktighet.

Om något händer

Om en incident inträffar, till exempel att information hanteras felaktigt, har vi rutiner för att:

• snabbt upptäcka och utreda händelsen
• vidta åtgärder för att begränsa konsekvenser
• informera berörda personer vid behov
• anmäla till tillsynsmyndighet enligt gällande lag.